RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA GERÇEKLEŞEN DEĞİŞİKLİKLER VE DEĞİŞİKLİKLERİN ELEKTRONİK ORTAMA YANSIMASI
Erkan ÖZDEMİR
Resmi yazışma usul ve esasları ilk olarak 1994 yılında yayımlanan 1994/9 sayılı genelge ile belirlenmiştir. Daha sonra 2004 ve 2015 yıllarında yayımlanan Yönetmelikler ile resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esasların kapsamı genişletilmiştir. Teknolojik gelişmeler sonucunda yazışmaların elektronik ortama taşınması sürekli bahsi geçen bir konu olmuştur. Bu konunun hayata geçmesini sağlayan ve hızlandıran “elektronik ortam” kavramı 2015 yılında genişletilmiş olan yönetmelikte ilk defa kullanılmıştır. Bu gelişmeler yeni değişimlerin ve dönüşümlerin habercisi niteliğinde olmaktaydı. Nitekim 10 Haziran 2020 tarihinde yayımlanan yeni Yönetmelik, resmi yazışmalarda asli unsurun elektronik ortam olduğunu işaret etti. Herkesin ilk olarak aklına gelen sorular: “Bu değişiklikler nelerdir?”, “Elektronik ortamda belgeler nasıl imzalanacak ve güvenliği nasıl sağlanacak?”, “Fiziksel olarak artık elimizde bir belge olmayacak mı?” Bu soruların cevabını yaşanan değişiklikleri inceleyerek ve konuyu derinlemesine irdeleyerek anlayabiliriz.
Konuyu incelememiz için ilk olarak belgelerde fiziksel ve elektronik ortam kavramını açıklamak gerekmektedir. Fiziksel ortam elimizde bir belge çıktısının bulunması anlamına gelmektedir. Bu ortamda hazırlanan evraklar el yazısıyla atılan imzalar ile resmi bir kimliğe bürünmektedir. Elektronik ortam ise belgelerin bilgisayar, tablet veya telefon gibi teknolojik araçlarla hazırlanmasını ifade etmektedir. Bu ortamda hazırlanan evraklar, güvenli elektronik imza ile bir belge niteliği taşımaktadır. Belgelerin elektronik ortamda oluşturulmasını ve bu ortamda hayat bulmalarını sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), içeriği ve işleyişi aynı olsa da farklı firma, kurum ve/veya kuruluşlar tarafından farklı programlar ile karşımıza çıkmaktadır. Kurum ve/veya kuruluşlar tarafından EBYS kullanımı 2015 yılında yayımlanan Yönetmelikle artmış ve 2020 yılında yayınlanan yönetmelikle resmi yazışmaların EBYS ortamında yürütülmesi asli unsur haline gelmiştir.
10 Haziran 2020 tarihinde resmi gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile amaçlanan güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, uygulama birliğini sağlamak, kâğıt tüketimini en aza indirmek, bilgi veya belge alışverişini hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek, zamandan maliyetten ve iş gücünden tasarruf etmektir.
Bu bölümde yeni yönetmelikte gerçekleşen değişikliklerin neler olduğu ve bu değişikliklere ilişkin açıklayıcı bilgilere erişeceksiniz. Yeni yönetmelikle gerçekleşen değişiklikleri inceleyecek olursak:
1- Belgelerin elektronik ortamda tek nüsha olarak oluşturulması,
2- Belge içerisinde idare ve/veya birime ilişkin logo(lar) kullanımı,
3- Doğrulama kodu ve karekod kullanımı,
4- Arşiv imzası,
5- Belge oluşturma sürecinde sayı kullanımı,
6- Kişiye özel belgelere ilişkin düzenleme,
7- Yabancı dilde oluşturulan belgelere ilişkin düzenlemedir.
Resmi yazışmalar ve EBYS ile ilgili önemli bilgilerin başında güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin, elektronik ortamda sadece muhatapları ile paylaşılması ve elektronik ortamda saklanması gelmektedir. Bir resmi evrak sadece ilgili kişiler tarafından incelenmeli ve kesinlikle ilgisi olmayan kişilerle paylaşılmamalıdır. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. Elektronik ortamda süreçleri tamamlanan ve işlemi biten bir evrakın çıktısı alınmamalıdır. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda resmi yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir. Zorunlu haller ve olağanüstü durumlar son Yönetmelikle birlikte oluşturulmuştur. Bu husus ile ilgili aşağıdaki üç bilgiye dikkat etmek gerekmektedir.
1- Zorunlu hâllerde hazırlanan belgelerde kayıt numarası, belge imzalandıktan sonra EBYS veya kurumsal belge kayıt sisteminden alınarak belge üzerine yazılmalıdır (Z-43807551-150-1987).
2- Zorunlu hâllerde hazırlanan belgeler ile elektronik ortamda hazırlanan belgeler için EBYS üzerinde aynı numaratör üzerinden kayıt numarası alınmalıdır.
3- Olağanüstü durumlarda belgelere sayı verilmek istenildiğinde yetkili birim tarafından kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası verilmelidir. EBYS’ye erişim sağlandığında belge ve üstveri bilgileri EBYS’ye kaydedilmelidir.
Belgeler, fiziksel ortamda iki nüsha olarak hazırlanmaktadır. Bunun nedeni ise bir nüshanın hazırlayan birimde arşiv niteliğinde tutulması, diğer nüshanın iletilecek makama gönderilmesidir. Yeni Yönetmelik ile birlikte asli unsurun elektronik ortam olması ve evrakların tamamının (zorunlu hal ve olağanüstü durum haricinde) elektronik ortamda hazırlanması kararı elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanması kararını beraberinde getirmiştir. EBYS sayesinde kurum ve/veya birimler tarafından oluşturulan belgeler, sistem arşivinde otomatik olarak oluşturulmaktadır. Bu sayede evrak nüsha sayısı ikiden bire düşürülmüştür. Yönetmelik ile birlikte resmi yazışmalarda logo kullanımı hayata geçmiştir. Bir resmi yazışmada en fazla iki adet logo kullanılabilir. Tek logo kullanımında logo başlık (antet) alanının üstünde ortalanarak veya başlık alanının solunda kullanılır. İki logo kullanımında ise solda idare, sağda birim logosu kullanılmaktadır. Belgelerde doğrulama kodunu zorunlu hale getiren yeni yönetmelik sayfanın alt bölümünde ayrıca karekod uygulamasını getirmiştir. Bu uygulama ile birlikte evraklara erişim daha hızlı ve daha kolay olacaktır. Bazı durumlarda idarelerin yabancı dilde yazı hazırlaması gerekmektedir. Bu durumlarda yapmaları gereken yazıyı yabancı dilde hazırlayarak ve bir adet de Türkçe tercümesini oluşturarak evraka iliştirmektir.
Yazının başında herkesin kafasında oluşan sorulardan bahsetmiştim. Bunların cevabını birer cümleyle açıklamanın faydalı olacağı düşüncesindeyim.
“Elektronik ortamda belgeler nasıl imzalanacak ve güvenliği nasıl sağlanacak?”
Elektronik ortamda oluşturulan evraklar “5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu” hükmünce güvenli elektronik imza niteliğini taşıması için hazırlanan kişiye özel sim kart ve imza cihazı ile gerçekleştirilmektedir. İmzalanmış belgelerde doğrulama kodu oluşacak olup kontrolü rahatlıkla sağlanabilmektedir. Evraklarınızın kaybolma veya yok olma durumu mümkün değildir. Evrakın oluşum aşamasından tasfiyesine kadar her işlem zaman damgası sayesinde kayıt altına alınmaktadır. Özetle hangi işlemin, kim tarafından, hangi saatte, hangi makinadan ve hangi ip numarasıyla gerçekleştirildiği kayıt altına alınmakta ve bu bilgiler kesinlikle silinememektedir.
“Fiziksel olarak artık elimizde bir belge olmayacak mı?”
Resmi yazışmalar, elektronik ve fiziksel olmak üzere iki farklı ortamda yapılmaktadır. Yeni yönetmelikle birlikte elektronik ortam asli unsur haline gelmiştir. Bu nedenle zorunlu haller ve olağanüstü durumlar dışında fiziksel ortamda bir evrak oluşturulmamalıdır.